Como o sistema funciona, tela a tela

Entrar no sistema

Você entra com e-mail e senha. No primeiro acesso, o sistema pede para trocar a senha temporária e, em seguida, abre o formulário para completar o cadastro da sua empresa — razão social, inscrição estadual e endereço. O CNPJ já vem preenchido; confira e, se precisar, corrija. Depois disso, o formulário nunca mais aparece.

Ao concluir o cadastro, o sistema leva você direto para a aba Personalização de Minha Organização, onde dá para escolher as cores, o fundo, a logo e o nome exibido. Não é obrigatório: navegue pelo menu quando quiser, e nos próximos acessos você entra direto no Início. Para mudar depois, veja A cara da sua empresa.

O menu lateral mostra apenas os módulos contratados. Se a sua oficina não usa Estoque, por exemplo, ele simplesmente não aparece — para você e para a sua equipe.

Início

A primeira tela depois do login. Ela responde, em uma olhada, “como está a oficina agora?”.

• Números do momento — clientes ativos, veículos cadastrados e quantas ordens de serviço estão abertas ou em andamento.
• Atendimentos dos últimos 7 dias — um gráfico com o que foi aberto, finalizado e cancelado a cada dia.
• Estoque Baixo — os produtos prestes a acabar, para você repor antes de faltar.

Os cartões de clientes ativos e de ordens de serviço são atalhos: clicar leva direto para a lista correspondente.

Agenda

Um calendário por dia, semana, mês ou lista. É onde o atendimento nasce.

Permissões: Ver agenda para consultar e Gerenciar agenda para alterar — quem só tem Ver agenda consulta o calendário sem marcar nem cancelar nada. Ver Perfis e permissões.

• Agendar — clique num horário livre do calendário (ou no botão Novo, no alto da tela; no celular, o botão redondo no canto inferior), escolha o cliente, preencha a data, a hora de início e a hora de fim (o fim já vem sugerido uma hora depois do início, e você pode mudar), indique o profissional responsável (opcional) e descreva o serviço.
• Repetir — o mesmo cliente toda semana? Marque Repetir na tela de novo agendamento, diga quantas vezes e em quais dias da semana, e o sistema monta a lista inteira de uma vez. Detalhes em Repetir: vários horários de uma vez.
• Marcar dois no mesmo horário — cada dia guarda uma faixa livre à direita, sempre clicável mesmo quando já existe compromisso ali: clique nela para abrir outro no mesmo horário. Os cards ficam lado a lado.
• Reagendar — abra o agendamento e mude a data e as horas, ou simplesmente arraste o card na grade.
• Cancelar — quando o cliente desmarca com antecedência e o horário volta a ficar livre.
• Registrar falta — quando o horário chegou e o cliente não veio. O sistema pergunta se ele avisou ou não avisou, e você pode escrever uma observação.
• Reabrir — clicou errado? Um cancelado ou uma falta volta para Agendado (e a sessão volta para a contagem do pacote). Concluído não se reabre.
• Concluir — quando o cliente chega. Se você tem um módulo de execução contratado, o sistema pergunta antes se quer registrar o serviço a partir dele (abrir uma Ordem de Serviço) (registrar o atendimento); se não tem, conclui direto.
• Ver o atendimento — depois de registrado, aparece no painel um ícone de ficha que abre o atendimento, com a evolução. O mesmo ícone aparece na linha da sessão, dentro do contrato do plano.

Dentro do card, além do horário, vem quem é o cliente e qual profissional é o responsável, cada um em sua linha e com o rótulo na frente — assim não sobra dúvida sobre qual nome é de quem.

As cores contam o status sem você precisar abrir nada: Agendado Concluído Faltou com aviso Faltou sem aviso Cancelado. As duas faltas usam o mesmo tom: quem avisou aparece com o card vazado, quem não avisou aparece preenchido.

Repetir: vários horários de uma vez

Quando o cliente vai voltar várias vezes — dez sessões, seg e qua às 9h — você não precisa abrir a agenda dez vezes. Na tela de novo agendamento, preencha o cliente e o horário normalmente e marque Repetir. Aí:

1. Quantidade — quantos horários criar no total, contando o que você acabou de preencher como o primeiro.
2. Dias da semana — 1x por semana? marque um dia. 3x? marque três (seg, qua e sex, por exemplo). O dia do horário que você preencheu já vem marcado.

A lista aparece na hora, repetindo o padrão até fechar a quantidade. Todos herdam o horário, a duração, o profissional e a descrição do alto da tela, e antes de confirmar você ajusta o que quiser: editar a data e a hora de qualquer linha, pular este horário (a seta empurra aquela linha e todas as seguintes para a próxima data do padrão — o atalho para quando a primeira sexta já está cheia), adicionar uma linha no fim ou remover uma com o ×.

Quando um horário da lista já está ocupado, a própria linha avisa com quem é o choque (“Horário ocupado das 09:00–10:00: cliente João Silva, colaborador Pedro”). É um aviso, não um bloqueio — você decide se ajusta ou segue. O botão diz quantos vai criar (“Criar 10 agendamentos”), e ao confirmar todos entram na agenda como agendamentos independentes: cancelar ou reagendar um não mexe nos outros. O limite é 100 por vez.

Falta: o horário que não aconteceu

Cancelar e faltar são coisas diferentes, e a agenda guarda as duas. Cancelado é o horário desmarcado a tempo — ele volta a ficar livre. Falta é o horário que se perdeu porque o cliente não apareceu; ele continua na agenda, como histórico de quem costuma faltar.

Quando a falta é de uma sessão de pacote, o sistema pergunta na hora se a sessão deve ser descontada: marcado, ela conta como usada (o horário foi perdido); desmarcado, ela volta para o pacote e pode ser remarcada. A sugestão já vem pronta — quem avisou não perde a sessão, quem não avisou perde —, mas a decisão é sempre sua, caso a caso. A sessão descontada aparece como sessão perdida na lista do contrato.

Escolher o que aparece na grade

Abaixo do título, cada status é um botão que liga e desliga aquilo na agenda. Os cancelados vêm desligados, para a semana não ficar poluída com horários que não vão acontecer — clique em Cancelado para vê-los de novo. Nada é apagado: o filtro só muda o que a tela mostra, e o navegador lembra da sua escolha na próxima visita.

Ao lado dos status fica o seletor de profissional. Escolha um nome e a grade passa a mostrar só os horários daquela pessoa — é a maneira de conferir o dia de alguém sem a agenda inteira disputando espaço na tela. Enquanto houver alguém escolhido o seletor fica destacado, para você não esquecer que está vendo apenas uma parte da agenda. A opção Sem profissional junta os horários que ainda não têm responsável definido — é por onde começar quando for distribuir o trabalho do dia. Os dois filtros funcionam juntos, e o profissional escolhido vale só enquanto você estiver na tela: ao voltar para a agenda, ela abre mostrando todo mundo de novo.

Se ao concluir você escolher Criar Ordem de Serviço, o sistema já abre a criação da OS com o cliente preenchido e o agendamento vinculado — você só escolhe o veículo. É a ponte entre as duas telas. Prefere apenas encerrar o atendimento? Clique em Só concluir.

Se ao concluir você escolher Registrar atendimento, o sistema já abre o registro com o cliente, o horário e a descrição preenchidos e o agendamento vinculado. Ao salvar, o agendamento e o atendimento são concluídos de uma vez — a sessão já aconteceu, não sobra nada para encerrar depois. A evolução continua editável pela ficha do atendimento. Prefere apenas encerrar o agendamento, sem registrar a sessão? Clique em Só concluir.

Planos

Quando o cliente contrata um pacote — 10 sessões de fisioterapia, 8 aulas, 10 banhos — você vende o plano uma vez e marca todas as sessões de uma vez só. O sistema acompanha quantas já foram usadas e quantas ainda faltam.

Permissões: Ver catálogo de planos e Gerenciar catálogo de planos valem para os pacotes que a empresa vende; Ver contratos e Gerenciar contratos valem para o que o cliente contratou — dá para deixar a recepção vender e agendar sessões sem poder mexer no catálogo nem nos preços. Ver Perfis e permissões.

Primeiro, o catálogo

No menu Planos › Catálogo ficam os pacotes que a sua empresa vende. Clique no + e preencha:

1. Nome — como você chama o pacote no balcão. Ex.: “Pacote 10 sessões”.
2. Quantidade de sessões — a quantas sessões o plano dá direito.
3. Valor total — o preço cheio do pacote.
4. Duração de cada sessão — em minutos. É o que o sistema usa para calcular o horário de término ao marcar na agenda.
5. Validade — em dias, contados da venda. Deixe vazio se o plano não expira.

Plano que saiu de linha pode ser inativado: some da busca na hora de vender, mas os planos já vendidos continuam funcionando normalmente.

Registrando o contrato do cliente

Em Planos › Contratos, clique no +, escolha o cliente e o plano. Valor, quantidade de sessões e validade já vêm preenchidos do catálogo — ajuste se você negociou diferente. Escolha também o profissional responsável: ele será sugerido em todas as sessões do plano.

Marcando as sessões de uma vez

Esta é a parte que economiza mais tempo: em vez de abrir a agenda dez vezes, você descreve a frequência e o sistema monta a série inteira.

Abra o contrato na lista e clique em Agendar sessões. Então:

1. Primeira sessão em — a data em que a série começa.
2. Horário — o horário que vale para todos os dias marcados.
3. Dias da semana — 1x por semana? marque um dia. 3x? marque três (seg, qua e sex, por exemplo). Cada dia marcado pode ter um horário diferente, no campo ao lado dele.
4. Quantidade de sessões — já vem com tudo o que falta do contrato; diminua se quiser marcar só uma parte agora.

A lista das sessões aparece na hora, repetindo a frequência até fechar a quantidade. Antes de confirmar, você ajusta o que quiser:

• Editar a linha — data, hora e profissional de qualquer sessão, sem mexer nas outras.
• Pular este horário — a seta ao fim da linha empurra aquela sessão e todas as seguintes para a próxima data da recorrência. É o atalho para quando a primeira sexta já está cheia: um clique e a série inteira anda uma semana.
• Adicionar sessão — acrescenta uma linha no fim, já na próxima data do padrão, e você edita se quiser outra.
• Remover — o × tira a linha da lista.

Quando um horário da lista já está ocupado na agenda, a própria linha avisa com quem é o choque (“Horário ocupado das 09:00–10:00: cliente João Silva, colaborador Pedro”). É um aviso, não um bloqueio — você decide se ajusta ou segue. Para ver o quadro completo, Ver agenda do período abre a lista do que já está marcado, dia a dia, com os choques destacados na mesma cor.

Ao confirmar, todas as sessões vão para a Agenda como agendamentos normais, identificados com o nome do plano e a numeração da sessão (“Sessão 3/10”).

Trocar o profissional de uma sessão só

Aconteceu de o Gabriel não poder atender na quinta? No contrato, a coluna Profissional de cada sessão é um campo de escolha: troque só naquela sessão e o restante da série continua como estava. Dá para fazer isso também na hora de montar a série, antes de confirmar.

Acompanhando o consumo

O contrato mostra a barra de progresso — quantas sessões já foram realizadas, quantas estão marcadas e quantas ainda faltam marcar. Cada sessão da lista pode ser concluída (quando o cliente compareceu) ou cancelada — o cancelamento devolve o saldo, e a sessão pode ser remarcada depois. Ao concluir, se você tem um módulo de execução contratado, o sistema pergunta antes se quer registrar o serviço a partir dela (abrir uma Ordem de Serviço) (registrar o atendimento, com a evolução do dia) — igual ao que a Agenda já faz.

Depois de registrado, a sessão ganha um ícone de ficha na própria linha: abre o atendimento daquele dia, com a evolução, sem sair do contrato. É por aí que você reencontra, meses depois, o que foi feito em cada sessão do pacote. Quando a última sessão é concluída, o plano fecha sozinho como Concluído.

A numeração das sessões segue sempre a ordem das datas. Se você marcar mais sessões depois, e alguma delas cair no meio das que já existiam, o sistema renumera a série inteira — a sessão 5 continua sendo a quinta a acontecer, não a quinta a ser criada.

O contador de sessões usadas soma as sessões concluídas e as faltas em que você escolheu descontar a sessão — é o que sobrou de verdade no pacote. Ao reabrir uma falta ou um cancelamento pela agenda, a contagem se ajusta sozinha.

Precisou encerrar antes? Cancelar contrato encerra o pacote e cancela na agenda as sessões que ainda não aconteceram. Planos que passaram da validade aparecem marcados como expirados na lista — para voltar a marcar sessões, é só editar o contrato e estender a data.

Atendimentos

O histórico do que foi feito em cada sessão. Cada atendimento guarda quem foi atendido, quem atendeu, quando, e a evolução — o registro clínico daquela sessão.

Permissões: Ver atendimentos para consultar e Registrar atendimentos para alterar — a evolução clínica é sigilosa: cada profissional lê a que ele mesmo escreveu, e só quem tem Ver evolução de outros enxerga as demais. Ver Perfis e permissões.

• Registrar — escolha o cliente e o profissional, preencha a data e as horas de início e de fim (o fim é opcional) e escreva a evolução. Vindo de um agendamento concluído, cliente, horário e descrição já vêm preenchidos e o atendimento nasce concluído; registrado direto por aqui, ele nasce em andamento e você o conclui quando a sessão terminar.
• Descrição — um rótulo curto que identifica a sessão (“Sessão 8/15 — reabilitação de LCA”). Aparece na lista e no topo da ficha, e é o que torna fácil achar o atendimento certo depois. Vindo de um agendamento, herda a descrição dele.
• Evolução — pode ser escrita na hora do registro ou depois, pela ficha do atendimento. Quando o texto é longo, a ficha mostra o começo e um Ver evolução completa para abrir o resto, deixando os botões sempre à vista.
• Concluir — encerra a sessão.
• Cancelar — a sessão não aconteceu. O registro fica, marcado como cancelado, e a evolução não pode mais ser alterada; por isso a ficha pede uma confirmação antes. Só vale para atendimentos em andamento: depois de concluído ou cancelado, o atendimento não muda mais de status.

As cores contam o status sem você precisar abrir nada: Em andamento Concluído Cancelado.

Comprovantes de atendimento

A declaração de que a pessoa esteve na clínica, com a assinatura do profissional e um QR Code para o empregador conferir se o documento saiu mesmo do seu sistema.

Permissões: Emitir comprovantes para gerar e cancelar, Gerenciar modelos de comprovante para escrever o texto padrão e Gerenciar registros profissionais para cadastrar conselho e registro da equipe. Ver Perfis e permissões.

Antes de emitir o primeiro

Três coisas precisam existir:

• Registro profissional — o conselho e o número de quem assina (CREFITO-3 12345-F, CRM-SP 12345), preenchidos no próprio cadastro do profissional, em Cadastros › Profissionais. É o que aparece embaixo da assinatura no documento. Escreva exatamente como está na carteira do conselho. O bloco só aparece em clínicas, é opcional, e ao informar um dos dois campos o outro passa a ser obrigatório.
• Minha assinatura — cada profissional desenha a própria assinatura, com o mouse ou o dedo, na própria conta (o cursor vira um lápis sobre a área de desenho). Ninguém desenha pelo outro: é justamente ter sido o profissional a registrá-la que dá valor ao documento. Trocar a assinatura depois não altera nada do que já foi emitido.
• Modelos de comprovante — o texto padrão, em Atendimentos › Modelos de comprovante. Você escreve uma vez e reaproveita em todos os atendimentos. Cada modelo é de um tipo: um atendimento ou várias sessões.

O modelo e os campos

A primeira escolha do modelo é para que ele serve, logo no topo do editor:

• Um atendimento — o documento de uma sessão: "esteve em atendimento no dia 30/08, das 14h às 15h". É o tipo de todos os modelos que já existiam.
• Várias sessões — o documento que cobre um período: "compareceu a 8 sessões entre 01/09 e 30/09". O texto fala no plural, e a relação das sessões sai automaticamente no PDF.

No texto, o que estiver entre chaves duplas é trocado pelos dados reais na hora de emitir. Clique nos botões de campo para inserir — e a lista de campos muda conforme o tipo, porque um texto no plural não pode falar da "hora de início" de uma sessão só:

• Nos dois tipos — paciente, cpfPaciente, profissional, registro e empresa.
• Só em "um atendimento" — data, dataExtenso, horaInicio, horaFim e duracao.
• Só em "várias sessões" — quantidadeSessoes, dias, datas, diasComHorarios, horaInicioComum, horaFimComum, periodoInicio, periodoFim e duracaoTotal.

Os campos de várias sessões existem para escrever a declaração como ela é usada na prática. dias vira "06, 13, 20 e 27 de agosto de 2026" — agrupado por mês, com "e" antes do último, e o ano no fim. horaInicioComum e horaFimComum são o horário quando todas as sessões têm o mesmo: "entre 17h05 e 17h55". Se os horários variarem, esses dois campos ficam sem valor e a emissão avisa — aí use diasComHorarios, que lista o horário de cada dia ("06/08 das 17h05 às 17h55, 13/08 das 18h às 18h50").

Juntando: "Declaro, para os devidos fins, que {{paciente}} realizou sessões de atendimento psicológico com {{profissional}}, {{registro}}, nos dias {{dias}}, entre {{horaInicioComum}} e {{horaFimComum}}." sai como "Declaro, para os devidos fins, que Maria Oliveira Souza realizou sessões de atendimento psicológico com Ana Paula Winter, CRP 07/32767, nos dias 06, 13, 20 e 27 de agosto de 2026, entre 17h05 e 17h55."

Se você trocar o tipo depois de escrever, o editor avisa quais campos não valem mais e o modelo só salva depois de ajustar. O painel da direita mostra, com dados de exemplo, exatamente como o documento vai ficar enquanto você digita.

Emitindo

Abra a ficha do atendimento e clique em Comprovante. O botão só aparece em atendimentos concluídos — declarar presença em uma sessão que ainda está aberta não faria sentido.

• Escolha o modelo — só aparecem os modelos de um atendimento. A prévia só aparece depois de escolher; aí ela vem com o nome do paciente, as datas e os horários daquele atendimento preenchidos. Nada é gerado ainda: você lê o texto final antes de decidir.
• Se faltar algum dado — quando o modelo usa um campo que aquele atendimento não tem (o paciente sem CPF, por exemplo, ou um atendimento sem hora de término), a prévia fica vermelha, o aviso lista o que está faltando e o botão de emitir fica bloqueado. Complete o cadastro ou escolha um modelo que não use esses campos.
• Emitir e assinar — o documento ganha um número, congela o conteúdo e baixa o PDF. A assinatura do profissional do atendimento é aplicada automaticamente.
• Baixar PDF — o mesmo documento pode ser baixado quantas vezes você quiser; o conteúdo nunca muda.
• Cancelar — se o documento saiu errado. Ele não some: passa a constar como cancelado, e quem conferir o número vê isso na tela de conferência.

Um comprovante para várias sessões

Quando o paciente precisa de um documento só cobrindo o mês inteiro (ou o pacote de sessões) em vez de um papel por atendimento, use Atendimentos › Emitir comprovante.

• Escolha o paciente — e, se quiser, um período. A tela lista as sessões concluídas dele, da mais recente para a mais antiga.
• Marque as sessões — uma a uma ou todas de uma vez, no mínimo duas: o modelo desse tipo fala no plural, então uma sessão só sairia como "1 sessões". Para uma sessão, emita pela ficha do atendimento.
• Se alguma já constar em outro comprovante ativo, aparece o aviso com o número do documento — é só um aviso, você decide se emite de novo.
• Todas precisam ser do mesmo profissional — é a assinatura dele que vai no documento. Se o paciente foi atendido por mais de um, emita um comprovante para cada.
• Escolha o modelo e veja a prévia — só aparecem os modelos de várias sessões. O documento sai com o texto do modelo e, logo abaixo, a relação das sessões: data, hora de início, hora de término e duração de cada uma.
• Emitir e assinar — igual ao comprovante de uma sessão: número, conteúdo congelado, PDF baixado na hora. Um comprovante reúne até 100 sessões.

Como o empregador confere

Todo comprovante sai com um número e um QR Code, no rodapé do documento. Quem recebe o papel aponta a câmera e vê uma página pública com a empresa que emitiu, o tipo de documento, a data do atendimento (ou a lista das sessões, quando o comprovante reúne várias), o profissional com o registro dele, a data de emissão e se o documento está válido ou cancelado. O nome do paciente aparece parcialmente oculto — quem tem o papel em mãos confere com o que está impresso, e quem chuta um número não colhe o dado de ninguém. A página confere só o documento daquele QR Code — não é uma busca, não dá para consultar outros documentos a partir dela.

Cada documento também registra quem emitiu, além de quem assinou. Se a recepção gerou o comprovante com a assinatura do doutor, o PDF mostra os dois nomes — é mais honesto e é o que sustenta o documento se alguém questionar.

Ordens de Serviço

A OS é o atendimento inteiro: o cliente, o veículo, o que foi feito, as peças que saíram do estoque, o valor total e os documentos entregues ao cliente. Tudo em uma tela só.

Permissões: Ver ordens de serviço para consultar e Gerenciar ordens de serviço para alterar — Gerenciar veículos é separada, para quem cadastra carro sem mexer em OS. Ver Perfis e permissões.

A lista

Todas as ordens, da mais recente para a mais antiga, com número, cliente, veículo, data, status e valor. Você filtra por status, por período e busca por cliente, placa ou número da OS.

Abrir uma nova OS

1. Cliente — busque na lista ou cadastre um novo ali mesmo, sem sair da tela.
2. Veículo — escolha entre os veículos do cliente ou cadastre um novo na hora.
3. Confirmar — escreva uma observação (o relato do cliente, por exemplo), vincule a um agendamento em aberto se houver, e crie.

Vinculou a OS a um agendamento? A data e a hora marcadas passam a aparecer no alto da ordem, ao lado da abertura e da finalização — junto da descrição do agendamento, se houver. Serve para conferir, com o cliente na frente, que a ordem é daquele horário que ele marcou.

Trabalhando na OS

Com a ordem aberta, você monta o atendimento em duas listas:

• Serviços — mão de obra. Descrição e valor. Ex.: “Troca de pastilhas de freio — R$ 180,00”.
• Peças — duas abas logo acima do formulário: Do estoque, o caminho normal, e Compra direta, para a peça que você foi comprar na hora.
• Observação — editável a qualquer momento enquanto a OS estiver aberta.
• Totais — o sistema soma serviços, peças e o total geral a cada item incluído ou removido. Você nunca calcula nada à mão.

Na aba Do estoque você busca o produto (o saldo atual aparece ao lado), informa a quantidade e o valor unitário — o preço de venda já vem sugerido. A saída é baixada do estoque automaticamente.

Compra direta: a peça que não estava no estoque

Aquele parafuso específico que você mandou buscar no fornecedor no meio do serviço. Ele entra na OS sem que você precise abrir a tela de Estoque antes.

1. Busque o item pelo nome — se ele já existir, é só selecionar. Se não existir, o campo avisa que ele será cadastrado agora, com o nome que você digitou.
2. Detalhado (opcional) — para o item novo, você pode informar código, categoria, unidade de medida e NCM. Em branco, o sistema gera o código, joga na categoria “Compra direta” e usa a unidade padrão. O NCM só faz falta na hora de emitir nota fiscal — se você tiver a nota do fornecedor em mãos, já preencha aqui e economize a volta.
3. Quantidade, valor de compra e valor de venda — o que você pagou por unidade e o que vai cobrar por unidade.

Aplicar um pacote

Quando o atendimento é daqueles que você repete toda semana, não precisa lançar item por item: em Aplicar pacote, no topo da ordem, busque pelo nome e adicione todos os serviços e peças de uma vez. É a próxima tela deste guia.

Quem atendeu o serviço

Na seção Colaboradores da ordem você registra quem está tocando aquele atendimento. Busque pelo nome e clique em Atribuir — dá para colocar quantos forem necessários na mesma OS, quando o serviço passa por mais de uma pessoa.

Só aparecem colaboradores ativos, e quem já está na ordem some da busca. A lista mostra o nome e o cargo de cada um, e você pode remover enquanto a OS estiver aberta.

O ciclo de vida

Enquanto a OS está Aberta ou Em andamento, você pode incluir e remover itens e colaboradores. Ao Finalizar, ela é fechada: os valores ficam congelados e o atendimento vira histórico do cliente e do veículo.

Ao finalizar: atualize o veículo

Quando você clica em Finalizar, antes de fechar a OS o sistema mostra a quilometragem, a cor e a placa do veículo já preenchidas com o que está no cadastro. É uma sugestão, não uma obrigação: se nada mudou, é só confirmar. Se o carro rodou, digite o KM novo ali mesmo — não precisa ir até a tela do cliente.

Nada é perdido: cada alteração vira uma linha no histórico do veículo, com data, o valor registrado e de onde veio (cadastro, edição na tela do cliente ou ordem de serviço). Para consultar, abra o cliente, entre em Veículos e clique no veículo — a lista aparece no fim da ficha, da alteração mais recente para a mais antiga.

A quilometragem só pode subir: se você digitar um valor menor que o último registrado, o sistema avisa e não finaliza a OS. Isso evita fechar um atendimento com um KM digitado errado. Se de fato houve um erro em algum registro anterior, corrija pela tela do cliente, em Veículos → Editar, que aceita qualquer valor.

Pacotes

Um pacote é um modelo pronto de serviços e peças para aquele atendimento que você faz toda semana — a revisão dos 10 mil, a troca de óleo completa. Monte uma vez e, na ordem de serviço, aplique de uma vez só.

Permissões: Ver pacotes para consultar e Gerenciar pacotes para alterar — quem só tem Ver pacotes aplica um pacote numa OS, mas não monta nem edita pacote. Ver Perfis e permissões.

Montando um pacote

1. Nome — como você chama esse serviço no balcão. Ex.: “Revisão 10.000 km”.
2. Serviços — a mão de obra que sempre entra, cada uma com descrição e valor.
3. Peças — busque o produto no estoque e informe só a quantidade. O preço não fica gravado aqui.

Enquanto você monta, o sistema mostra um valor estimado do pacote, somando os serviços e as peças pelo preço de venda atual de cada produto. É uma referência para conferência — o valor real é definido na hora de aplicar.

Aplicando na ordem de serviço

Na OS, em Aplicar pacote, busque pelo nome e clique em Aplicar. Todos os serviços e todas as peças entram de uma vez, e as peças baixam do estoque normalmente, como qualquer outra.

Depois de aplicado, tudo vira linha comum da ordem: dá para editar o valor, mudar a quantidade ou remover qualquer item, sem afetar o pacote original. E você pode aplicar mais de um pacote na mesma OS.

Pacotes que saíram de linha podem ser inativados: somem da busca dentro da OS, mas as ordens antigas continuam intactas.

Clientes e veículos

A base de quem você atende. Pessoa física ou jurídica, com documento, contato e endereço — o endereço se preenche sozinho a partir do CEP.

Permissões: Ver clientes para consultar e Gerenciar clientes para alterar — dá para liberar a consulta da ficha sem deixar editar o cadastro. Ver Perfis e permissões.

• Ficha do cliente — dados de contato, veículos e o histórico de ordens de serviço dele, e a lista dos atendimentos que ele já teve.
• Atendimentos — a ficha mostra de cara quantas sessões ele já teve; clique na seção Atendimentos para abrir a lista, da mais recente para a mais antiga. Clicando em uma, abre a ficha do atendimento com a evolução.
• Veículos — cada cliente pode ter vários; cadastre pela ficha dele ou direto na criação de uma OS.
• Histórico em PDF — todos os atendimentos do cliente em um documento só, com os filtros que você escolher.
• Inativar — clientes antigos saem das buscas sem perder o histórico. Nada é apagado.

Equipe

Quem trabalha na sua empresa. São duas telas que andam juntas: Cargos, que são as funções, e Colaboradores, que são as pessoas.

Permissões: Ver equipe para consultar e Gerenciar equipe para alterar — o salário só aparece para quem tem Gerenciar equipe. Ver Perfis e permissões.

Cargos

A lista de funções da sua empresa — mecânico, atendente, gerente, o que fizer sentido para o seu negócio. Nome e uma descrição opcional. Cargos que você não usa mais podem ser inativados: eles somem na hora de cadastrar alguém, sem mexer em quem já está vinculado.

Colaboradores

O cargo é obrigatório na ficha, mas você não precisa sair daqui para criá-lo: ao lado da busca do campo Cargo há um botão + que abre o cadastro de cargo por cima do formulário. Ao salvar, o cargo novo já volta escolhido e você continua de onde parou — nada do que tinha digitado se perde.

• Dados pessoais — nome, CPF, contato, RG, data de nascimento e endereço, que se preenche sozinho pelo CEP.
• Cargo e remuneração — o cargo, o salário e a data de admissão.
• Busca e filtros — por nome ou CPF, e por status (ativos, inativos ou todos).

O salário aparece só na ficha do colaborador, ao abrir ou editar — nunca na listagem.

Desligamento

Ao inativar um colaborador, o sistema registra a data de demissão sozinho (a data de hoje) e ele deixa de aparecer para atribuição em novas ordens. O histórico é preservado: as OS que ele atendeu continuam mostrando o nome dele. Se a pessoa voltar, é só ativar de novo — a data de demissão é limpa.

Estoque

O que alimenta as peças da OS. Três telas que trabalham juntas.

Permissões: Ver estoque para consultar e Gerenciar estoque para alterar — Registrar movimentações é separada: dá para deixar alguém lançar entrada e saída sem poder criar produto. Ver Perfis e permissões.

• Categorias — como você organiza as peças (filtros, óleos, freios…).
• Produtos — nome, código, unidade de medida, preço de venda e estoque mínimo. Quem fica com estoque baixo é sinalizado na lista e aparece no Início. Quem usa o módulo de notas fiscais vê aqui também os dados fiscais da peça (NCM, origem, CEST) — todos opcionais.
• Movimentações — o extrato do estoque. Toda entrada e saída fica registrada com motivo (compra, venda, ajuste, perda, devolução, uso interno ou ordem de serviço), quantidade, saldo depois do lançamento e quem fez.

Faltou a categoria certa bem na hora de cadastrar o produto? Ao lado da busca do campo Categoria há um botão + que cria a categoria sem fechar o produto. Ela já volta selecionada, e você segue preenchendo o resto.

Você registra as entradas (compras, devoluções, ajustes) manualmente. As saídas por ordem de serviço o sistema registra sozinho, quando você lança uma peça na OS — e a compra direta, feita dentro da própria OS, registra a entrada da peça no estoque sem você passar por aqui.

Notas fiscais

A NF-e sai de dentro da própria ordem de serviço, em um clique. Tudo o que diz respeito a notas fica no menu Fiscal: as notas emitidas e a Configuração. Antes da primeira nota, você prepara duas coisas uma única vez — e o sistema cuida do resto.

Permissões: Ver notas fiscais para consultar e Emitir notas fiscais para alterar — Gerenciar configuração fiscal, que guarda o certificado e os dados do emitente, costuma ficar só com quem cuida do fiscal. Ver Perfis e permissões.

O que preparar antes da primeira nota

1. O certificado digital — em Fiscal › Configuração, escolha o seu regime tributário e envie o arquivo .pfx da empresa, a senha e a validade. É o mesmo certificado A1 que o seu contador usa. Um botão só salva a tela inteira.
2. O NCM das peças — em cada produto do estoque, informe o NCM: o código de 8 dígitos que identifica a mercadoria. Ele está na nota fiscal de compra do fornecedor, na linha daquele produto. O campo é opcional no cadastro — você pode deixar para depois —, mas uma peça sem NCM não entra em nota. É uma vez por peça e não muda mais.

Emitir a nota

Abra a ordem de serviço e clique em Emitir NF-e, no alto. O sistema confere tudo antes de enviar para a SEFAZ e mostra o resumo: quantas peças vão na nota e por quanto. Escolha a forma de pagamento e confirme.

Se faltar alguma informação, a tela não deixa você tomar um erro da SEFAZ: ela lista o que está pendente e onde resolver — “o cliente está sem CPF/CNPJ”, “a peça Filtro de óleo está sem NCM”, “o certificado venceu”. Resolva e volte.

O histórico

Em Fiscal › Notas fiscais ficam todas as notas enviadas, com número, status, valor e chave de acesso. Filtre por período ou status, e baixe o XML das notas autorizadas — é o arquivo que o seu contador vai pedir. Quando uma nota é recusada, o motivo aparece traduzido em português claro, e não no código da SEFAZ.

Minha Organização

Os ajustes que você mexe uma vez e raramente volta.

• Dados da Organização — razão social, documento, endereço e contato da sua empresa.
• Perfis — quem enxerga o quê, permissão por permissão. Tem seção própria logo abaixo: Perfis e permissões.
• Usuários — cadastre sua equipe com uma senha temporária, troque o perfil de alguém, redefina a senha ou inative quem saiu.
• Módulos — o que cada módulo que você contratou faz e o que cada permissão dele libera, com um ✓ nas que você tem. É a consulta rápida na hora de montar um perfil.

Perfis e permissões

Um perfil é um conjunto de permissões, e cada usuário tem um perfil. É assim que a recepcionista vê os clientes sem enxergar o CNPJ da empresa, e o mecânico lança peças numa OS sem poder mexer nos usuários.

Como montar

Em Minha Organização → Perfis, crie um perfil, dê um nome que descreva a função (“Recepção”, “Oficina”, “Financeiro”) e marque o que ele pode fazer. As permissões vêm agrupadas por módulo, e cada grupo tem um Marcar tudo para quando o perfil cuida da área inteira. O ícone de informação ao lado de cada linha explica o que aquilo libera.

Ver e Gerenciar

A maioria das áreas tem esse par. Ver abre a tela e deixa consultar; Gerenciar deixa criar, editar e cancelar. Dar só o Ver é o jeito de liberar consulta sem risco de alguém mudar o que não devia.

Administrador

Marcar um perfil como administrador dá todas as permissões dos módulos contratados de uma vez — a matriz aparece inteira marcada e travada, porque não há o que escolher. Mais importante: só um administrador cria ou edita outro administrador. É isso que impede que alguém com permissão de gerenciar usuários se promova sozinho.

O que cada permissão libera

Quando alguém diz que “sumiu” uma tela

O menu mostra só o que a pessoa pode abrir — se uma tela não aparece, é permissão faltando no perfil dela, não erro. Abra Minha Organização → Perfis, marque a permissão que falta e peça para a pessoa sair e entrar de novo.

A cara da sua empresa

O sistema não precisa ter a cara de todo mundo. Em Minha Organização, na aba Personalização, você coloca a sua logo e escolhe as cores — e é assim que o sistema passa a aparecer para toda a sua equipe, em qualquer computador. O atalho mais rápido é clicar no seu nome, no pé do menu, e escolher Personalizar sistema.

A sua logo

Envie um arquivo PNG, JPG ou WEBP de até 2 MB. Ela passa a aparecer no alto do menu, no lugar do símbolo padrão, e — o que mais importa — no cabeçalho dos PDFs: o orçamento e a ordem de serviço que você entrega ao cliente, e o histórico de atendimentos. O documento que sai da sua oficina passa a ser o seu documento.

Fundo branco atrapalhando?

Logos salvas em JPG (ou exportadas em cima de um fundo) carregam um retângulo colorido que fica evidente no cabeçalho do PDF. Por isso, ao escolher o arquivo, aparece uma janela de confirmação com a prévia e a opção Recortar o fundo já marcada: o sistema identifica se a imagem tem um fundo chapado, deixa esse fundo transparente e ainda apara as margens vazias, para a marca ocupar todo o espaço disponível.

Ele é conservador de propósito. Se a imagem não tiver um fundo uniforme — uma foto, por exemplo —, nada é recortado e a logo chega inteira. Áreas fechadas de dentro do desenho, como o miolo de um “O”, também são preservadas. E se preferir enviar exatamente como está, basta desmarcar a opção antes de confirmar.

As cores

• Cor do sistema — oito opções prontas. É a cor dos botões, dos links, do item aberto no menu, dos gráficos e dos destaques dos PDFs.
• Tom de fundo — o cinza base das telas e dos cartões. Um ajuste discreto (neutro, quente, frio ou zinco) que muda bastante o clima do sistema.
• Nome exibido — troque “Tsuna” pelo nome da sua empresa no menu e na aba do navegador.

Enquanto você escolhe, a tela vai mudando na hora para você ver o resultado antes de decidir. Nada disso vale de verdade até você clicar em Salvar — se sair da tela no meio, tudo volta como estava. Depois de salvo, é o que a sua equipe inteira vai ver.

Claro ou escuro

Em Tema padrão você define como o sistema abre para quem entra: sempre claro, sempre escuro, ou automático — acompanhando o aparelho de cada pessoa. Independente disso, cada um continua livre para trocar no seu próprio computador: é só clicar no seu nome, no pé do menu, e escolher em Aparência. Essa escolha fica só com quem fez.