Como o sistema funciona, tela a tela

Entrar no sistema

Você entra com e-mail e senha. No primeiro acesso, o sistema pede para trocar a senha temporária e, se a sua empresa ainda não estiver cadastrada, abre o formulário de cadastro da organização — nome, documento e endereço. Depois disso, ele nunca mais aparece.

O menu lateral mostra apenas os módulos contratados. Se a sua oficina não usa Estoque, por exemplo, ele simplesmente não aparece — para você e para a sua equipe.

Início

A primeira tela depois do login. Ela responde, em uma olhada, “como está a oficina agora?”.

• Números do momento — clientes ativos, veículos cadastrados e quantas ordens de serviço estão abertas ou em andamento.
• Atendimentos dos últimos 7 dias — um gráfico com o que foi aberto, finalizado e cancelado a cada dia.
• Estoque Baixo — os produtos prestes a acabar, para você repor antes de faltar.

Os cartões de clientes ativos e de ordens de serviço são atalhos: clicar leva direto para a lista correspondente.

Agenda

Um calendário por dia, semana, mês ou lista. É onde o atendimento nasce, antes do carro chegar na oficina.

• Agendar — clique num horário livre do calendário (ou no botão de novo), escolha o cliente, ajuste início e fim e descreva o serviço.
• Reagendar — abra o agendamento e mude a data e a hora.
• Cancelar — quando o cliente desmarca.
• Concluir — quando o cliente chega. Se você tem o módulo Oficina, o sistema pergunta antes se quer abrir uma Ordem de Serviço a partir dele; se não tem, o agendamento é concluído direto.

As cores contam o status sem você precisar abrir nada: Agendado Concluído Cancelado.

Se ao concluir você escolher Criar Ordem de Serviço, o sistema já abre a criação da OS com o cliente preenchido e o agendamento vinculado — você só escolhe o veículo. É a ponte entre as duas telas. Prefere apenas encerrar o atendimento? Clique em Só concluir.

Ordens de Serviço

A OS é o atendimento inteiro: o cliente, o veículo, o que foi feito, as peças que saíram do estoque, o valor total e os documentos entregues ao cliente. Tudo em uma tela só.

A lista

Todas as ordens, da mais recente para a mais antiga, com número, cliente, veículo, data, status e valor. Você filtra por status, por período e busca por cliente, placa ou número da OS.

Abrir uma nova OS

1. Cliente — busque na lista ou cadastre um novo ali mesmo, sem sair da tela.
2. Veículo — escolha entre os veículos do cliente ou cadastre um novo na hora.
3. Confirmar — escreva uma observação (o relato do cliente, por exemplo), vincule a um agendamento em aberto se houver, e crie.

Trabalhando na OS

Com a ordem aberta, você monta o atendimento em duas listas:

• Serviços — mão de obra. Descrição e valor. Ex.: “Troca de pastilhas de freio — R$ 180,00”.
• Peças — duas abas logo acima do formulário: Do estoque, o caminho normal, e Compra direta, para a peça que você foi comprar na hora.
• Observação — editável a qualquer momento enquanto a OS estiver aberta.
• Totais — o sistema soma serviços, peças e o total geral a cada item incluído ou removido. Você nunca calcula nada à mão.

Na aba Do estoque você busca o produto (o saldo atual aparece ao lado), informa a quantidade e o valor unitário — o preço de venda já vem sugerido. A saída é baixada do estoque automaticamente.

Compra direta: a peça que não estava no estoque

Aquele parafuso específico que você mandou buscar no fornecedor no meio do serviço. Ele entra na OS sem que você precise abrir a tela de Estoque antes.

1. Busque o item pelo nome — se ele já existir, é só selecionar. Se não existir, o campo avisa que ele será cadastrado agora, com o nome que você digitou.
2. Detalhado (opcional) — para o item novo, você pode informar código, categoria, unidade de medida e NCM. Em branco, o sistema gera o código, joga na categoria “Compra direta” e usa a unidade padrão. O NCM só faz falta na hora de emitir nota fiscal — se você tiver a nota do fornecedor em mãos, já preencha aqui e economize a volta.
3. Quantidade, valor de compra e valor de venda — o que você pagou por unidade e o que vai cobrar por unidade.

Aplicar um pacote

Quando o atendimento é daqueles que você repete toda semana, não precisa lançar item por item: em Aplicar pacote, no topo da ordem, busque pelo nome e adicione todos os serviços e peças de uma vez. É a próxima tela deste guia.

Quem atendeu o serviço

Na seção Colaboradores da ordem você registra quem está tocando aquele atendimento. Busque pelo nome e clique em Atribuir — dá para colocar quantos forem necessários na mesma OS, quando o serviço passa por mais de uma pessoa.

Só aparecem colaboradores ativos, e quem já está na ordem some da busca. A lista mostra o nome e o cargo de cada um, e você pode remover enquanto a OS estiver aberta.

O ciclo de vida

Enquanto a OS está Aberta ou Em andamento, você pode incluir e remover itens e colaboradores. Ao Finalizar, ela é fechada: os valores ficam congelados e o atendimento vira histórico do cliente e do veículo.

Pacotes

Um pacote é um modelo pronto de serviços e peças para aquele atendimento que você faz toda semana — a revisão dos 10 mil, a troca de óleo completa. Monte uma vez e, na ordem de serviço, aplique de uma vez só.

Montando um pacote

1. Nome — como você chama esse serviço no balcão. Ex.: “Revisão 10.000 km”.
2. Serviços — a mão de obra que sempre entra, cada uma com descrição e valor.
3. Peças — busque o produto no estoque e informe só a quantidade. O preço não fica gravado aqui.

Enquanto você monta, o sistema mostra um valor estimado do pacote, somando os serviços e as peças pelo preço de venda atual de cada produto. É uma referência para conferência — o valor real é definido na hora de aplicar.

Aplicando na ordem de serviço

Na OS, em Aplicar pacote, busque pelo nome e clique em Aplicar. Todos os serviços e todas as peças entram de uma vez, e as peças baixam do estoque normalmente, como qualquer outra.

Depois de aplicado, tudo vira linha comum da ordem: dá para editar o valor, mudar a quantidade ou remover qualquer item, sem afetar o pacote original. E você pode aplicar mais de um pacote na mesma OS.

Pacotes que saíram de linha podem ser inativados: somem da busca dentro da OS, mas as ordens antigas continuam intactas.

Clientes e veículos

A base de quem você atende. Pessoa física ou jurídica, com documento, contato e endereço — o endereço se preenche sozinho a partir do CEP.

• Ficha do cliente — dados, veículos e o histórico de ordens de serviço dele.
• Veículos — cada cliente pode ter vários; cadastre pela ficha dele ou direto na criação de uma OS.
• Histórico em PDF — todos os atendimentos do cliente em um documento só, com os filtros que você escolher.
• Inativar — clientes antigos saem das buscas sem perder o histórico. Nada é apagado.

Equipe

Quem trabalha na sua empresa. São duas telas que andam juntas: Cargos, que são as funções, e Colaboradores, que são as pessoas.

Cargos

A lista de funções da sua empresa — mecânico, atendente, gerente, o que fizer sentido para o seu negócio. Nome e uma descrição opcional. Cargos que você não usa mais podem ser inativados: eles somem na hora de cadastrar alguém, sem mexer em quem já está vinculado.

Colaboradores

Cadastre o cargo primeiro — ele é obrigatório na ficha do colaborador.

• Dados pessoais — nome, CPF, contato, RG, data de nascimento e endereço, que se preenche sozinho pelo CEP.
• Cargo e remuneração — o cargo, o salário e a data de admissão.
• Busca e filtros — por nome ou CPF, e por status (ativos, inativos ou todos).

O salário aparece só na ficha do colaborador, ao abrir ou editar — nunca na listagem.

Desligamento

Ao inativar um colaborador, o sistema registra a data de demissão sozinho (a data de hoje) e ele deixa de aparecer para atribuição em novas ordens. O histórico é preservado: as OS que ele atendeu continuam mostrando o nome dele. Se a pessoa voltar, é só ativar de novo — a data de demissão é limpa.

Estoque

O que alimenta as peças da OS. Três telas que trabalham juntas.

• Categorias — como você organiza as peças (filtros, óleos, freios…).
• Produtos — nome, código, unidade de medida, preço de venda e estoque mínimo. Quem fica com estoque baixo é sinalizado na lista e aparece no Início. Quem usa o módulo de notas fiscais vê aqui também os dados fiscais da peça (NCM, origem, CEST) — todos opcionais.
• Movimentações — o extrato do estoque. Toda entrada e saída fica registrada com motivo (compra, venda, ajuste, perda, devolução, uso interno ou ordem de serviço), quantidade, saldo depois do lançamento e quem fez.

Você registra as entradas (compras, devoluções, ajustes) manualmente. As saídas por ordem de serviço o sistema registra sozinho, quando você lança uma peça na OS — e a compra direta, feita dentro da própria OS, registra a entrada da peça no estoque sem você passar por aqui.

Notas fiscais

A NF-e sai de dentro da própria ordem de serviço, em um clique. Tudo o que diz respeito a notas fica no menu Fiscal: as notas emitidas e a Configuração. Antes da primeira nota, você prepara duas coisas uma única vez — e o sistema cuida do resto.

O que preparar antes da primeira nota

1. O certificado digital — em Fiscal › Configuração, escolha o seu regime tributário e envie o arquivo .pfx da empresa, a senha e a validade. É o mesmo certificado A1 que o seu contador usa. Um botão só salva a tela inteira.
2. O NCM das peças — em cada produto do estoque, informe o NCM: o código de 8 dígitos que identifica a mercadoria. Ele está na nota fiscal de compra do fornecedor, na linha daquele produto. O campo é opcional no cadastro — você pode deixar para depois —, mas uma peça sem NCM não entra em nota. É uma vez por peça e não muda mais.

Emitir a nota

Abra a ordem de serviço e clique em Emitir NF-e, no alto. O sistema confere tudo antes de enviar para a SEFAZ e mostra o resumo: quantas peças vão na nota e por quanto. Escolha a forma de pagamento e confirme.

Se faltar alguma informação, a tela não deixa você tomar um erro da SEFAZ: ela lista o que está pendente e onde resolver — “o cliente está sem CPF/CNPJ”, “a peça Filtro de óleo está sem NCM”, “o certificado venceu”. Resolva e volte.

O histórico

Em Fiscal › Notas fiscais ficam todas as notas enviadas, com número, status, valor e chave de acesso. Filtre por período ou status, e baixe o XML das notas autorizadas — é o arquivo que o seu contador vai pedir. Quando uma nota é recusada, o motivo aparece traduzido em português claro, e não no código da SEFAZ.

Minha Organização

Os ajustes que você mexe uma vez e raramente volta.

• Dados da Organização — razão social, documento, endereço e contato da sua empresa.
• Perfis — quem enxerga o quê. Um perfil define a quais módulos ele tem acesso (Agenda, Oficina, Estoque, Cadastro) e se é administrador.
• Usuários — cadastre sua equipe com uma senha temporária, troque o perfil de alguém, redefina a senha ou inative quem saiu.

A cara da sua empresa

O sistema não precisa ter a cara de todo mundo. Em Minha Organização, na aba Personalização, você coloca a sua logo e escolhe as cores — e é assim que o sistema passa a aparecer para toda a sua equipe, em qualquer computador. O atalho mais rápido é clicar no seu nome, no pé do menu, e escolher Personalizar sistema.

A sua logo

Envie um arquivo PNG, JPG ou WEBP de até 2 MB. Ela passa a aparecer no alto do menu, no lugar do símbolo padrão, e — o que mais importa — no cabeçalho dos PDFs: o orçamento e a ordem de serviço que você entrega ao cliente, e o histórico de atendimentos. O documento que sai da sua oficina passa a ser o seu documento.

Fundo branco atrapalhando?

Logos salvas em JPG (ou exportadas em cima de um fundo) carregam um retângulo colorido que fica evidente no cabeçalho do PDF. Por isso, ao escolher o arquivo, aparece uma janela de confirmação com a prévia e a opção Recortar o fundo já marcada: o sistema identifica se a imagem tem um fundo chapado, deixa esse fundo transparente e ainda apara as margens vazias, para a marca ocupar todo o espaço disponível.

Ele é conservador de propósito. Se a imagem não tiver um fundo uniforme — uma foto, por exemplo —, nada é recortado e a logo chega inteira. Áreas fechadas de dentro do desenho, como o miolo de um “O”, também são preservadas. E se preferir enviar exatamente como está, basta desmarcar a opção antes de confirmar.

As cores

• Cor do sistema — oito opções prontas. É a cor dos botões, dos links, do item aberto no menu, dos gráficos e dos destaques dos PDFs.
• Tom de fundo — o cinza base das telas e dos cartões. Um ajuste discreto (neutro, quente, frio ou zinco) que muda bastante o clima do sistema.
• Nome exibido — troque “Tsuna” pelo nome da sua empresa no menu e na aba do navegador.

Enquanto você escolhe, a tela vai mudando na hora para você ver o resultado antes de decidir. Nada disso vale de verdade até você clicar em Salvar — se sair da tela no meio, tudo volta como estava. Depois de salvo, é o que a sua equipe inteira vai ver.

Claro ou escuro

Em Tema padrão você define como o sistema abre para quem entra: sempre claro, sempre escuro, ou automático — acompanhando o aparelho de cada pessoa. Independente disso, cada um continua livre para trocar no seu próprio computador: é só clicar no seu nome, no pé do menu, e escolher em Aparência. Essa escolha fica só com quem fez.